1. Cree una fila clara para cada artículo solicitado
Asigne un identificador de comprador y una referencia completa a cada línea. Incluya aplicación, cantidad y componentes necesarios. “Ventilador, 100 unidades” deja dudas sobre el producto; una referencia concreta con “conjunto completo” o un componente identificado aclara la solicitud.
| Columna | Qué incluir |
|---|---|
| Identificador y referencia | Identificador de fila, número original y código del proveedor si ya se conoce. |
| Aplicación y componentes | Datos del vehículo y componentes requeridos. |
| Cantidad | Cantidad por referencia, con las muestras por separado. |
| Adjuntos | Nombres de fotos correspondientes y dudas de identificación. |
Separe las referencias aunque tengan la misma cantidad. Si la identificación no está resuelta, márquela como pendiente y vincule la documentación, sin adivinar. La guía de números OE ayuda a preparar esa parte de la consulta.
2. Especifique los requisitos de embalaje y envío
Indique si se trata de una revisión de muestras, un primer pedido o una recompra. Facilite el país de destino y el lugar de entrega necesarios para calcular el envío solicitado. Si prefiere una modalidad de transporte, especifíquela; de lo contrario, pregunte qué opciones incluye la oferta.
Describa el embalaje que necesita: protección individual, requisitos de cajas interiores o exteriores y etiquetas o diseños que deban acordarse. Consulte qué información puede facilitarse para las piezas ofertadas, incluidas unidades por caja, dimensiones y peso bruto cuando estén disponibles. No suponga que todos los artículos comparten esos datos.
Distinga la fecha de llegada deseada del calendario confirmado por el proveedor. Pregunte desde qué momento empieza a contar el plazo e identifique las aprobaciones o datos necesarios para tramitar el pedido.
3. Compare las ofertas sobre la misma base comercial
Compare las ofertas recibidas con las filas originales y confirme referencia, cantidad y componentes. Un precio unitario menor resulta difícil de interpretar si una oferta excluye una pieza o utiliza otro embalaje.
- Registre moneda, precio unitario, total de línea y condición de cantidad de cada artículo.
- Confirme los mínimos por referencia y cualquier requisito para el pedido completo.
- Separe cargos de producto, muestras, embalaje, transporte y otros conceptos ofertados.
- Anote la base del envío, el lugar o destino indicado, las condiciones de pago y la validez de la oferta.
- Registre el calendario propuesto y las condiciones que lo afectan.
Marque cualquier condición omitida como “no indicada” hasta aclararla. Si necesita un documento para la compra, identifíquelo con precisión y consulte su disponibilidad para la referencia ofertada. La documentación general de empresa no sustituye a la evidencia específica del producto.
4. Resuelva las dudas y guarde la versión aprobada
Mantenga una lista breve con el identificador del artículo, la pregunta, la respuesta del proveedor y el estado. Resuelva las diferencias de referencia, cantidad o embalaje antes de confirmar. Si un ventilador todavía requiere revisión técnica, utilice la lista de compra de ventiladores de radiador junto con la comparación comercial.
Guarde una versión final de la oferta y adjunte la lista aprobada, las especificaciones del producto y el embalaje acordado. Registre quién aprobó y cuándo. Si una respuesta modifica el pedido, solicite una oferta actualizada para que ambos documentos reflejen las mismas condiciones.
En una recompra, cite la referencia aprobada anterior e indique los cambios de cantidad, destino o requisitos. Así tendrá una base de comparación sin trasladar automáticamente condiciones antiguas al nuevo pedido.
