1. Crie uma linha clara para cada item solicitado
Atribua um identificador do comprador e uma referência completa a cada linha. Inclua aplicação, quantidade e componentes necessários. “Ventoinha, 100 unidades” deixa dúvidas sobre o produto; uma referência específica com “conjunto completo” ou um componente identificado esclarece a solicitação.
| Coluna | O que incluir |
|---|---|
| Identificador e referência | Identificador da linha, número original e código do fornecedor, se conhecido. |
| Aplicação e componentes | Dados do veículo e componentes necessários. |
| Quantidade | Quantidade por referência, com amostras separadas. |
| Anexos | Nomes das fotos correspondentes e dúvidas de identificação. |
Mantenha referências diferentes em linhas separadas, mesmo com quantidades iguais. Se a identificação estiver pendente, sinalize e vincule a documentação, sem adivinhar. O guia de números OE ajuda a preparar essa parte da consulta.
2. Especifique os requisitos de embalagem e envio
Informe se é uma análise de amostras, um primeiro pedido ou uma recompra. Indique o país de destino e o local de entrega necessários para a estimativa de transporte solicitada. Se preferir uma modalidade de envio, especifique; caso contrário, pergunte quais opções a proposta contempla.
Descreva a embalagem necessária: proteção individual, requisitos de caixas internas ou externas e etiquetas ou artes que precisam de acordo. Pergunte quais informações de embalagem podem ser fornecidas para os itens ofertados, incluindo unidades por caixa, dimensões e peso bruto quando disponíveis. Não presuma que esses dados sejam iguais para todas as referências.
Diferencie a data de chegada desejada do cronograma confirmado pelo fornecedor. Pergunte quando começa a contagem do prazo e identifique aprovações ou informações necessárias para dar andamento ao pedido.
3. Compare as propostas na mesma base comercial
Compare as propostas recebidas com suas linhas originais e confira referência, quantidade e componentes. Um preço unitário menor é difícil de interpretar quando uma proposta exclui uma peça ou utiliza outra embalagem.
- Registre moeda, preço unitário, total da linha e condição de quantidade de cada item.
- Confirme os mínimos por referência e qualquer exigência para o pedido completo.
- Separe cobranças de produto, amostras, embalagem, frete e outros itens ofertados.
- Anote a base do envio, o local ou destino indicado, as condições de pagamento e a validade da proposta.
- Registre o cronograma proposto e suas condições.
Marque condições omitidas como “não informado” até receber esclarecimento. Se precisar de um documento para a compra, identifique-o com precisão e pergunte sobre sua disponibilidade para a referência ofertada. Material geral da empresa não substitui evidências específicas do produto.
4. Resolva as pendências e guarde a versão aprovada
Mantenha uma lista curta com o identificador do item, a pergunta, a resposta do fornecedor e o status. Resolva diferenças de referência, quantidade ou embalagem antes de confirmar. Se uma ventoinha ainda precisar de análise técnica, use o checklist de compra de ventoinhas do radiador junto com a comparação comercial.
Guarde uma versão final da proposta e anexe a lista aprovada, as especificações do produto e a embalagem acordada. Registre quem aprovou e quando. Se alguma resposta alterar o pedido, solicite uma proposta atualizada para que os dois documentos reflitam as mesmas condições.
Na recompra, cite a referência aprovada anteriormente e indique as mudanças de quantidade, destino ou requisitos. Isso cria uma base de comparação sem transportar automaticamente condições antigas para um novo pedido.
