1. Registre a etiqueta original sem adivinhar
Fotografe primeiro a peça inteira e depois a etiqueta de perto, com texto legível. Guarde a imagem original junto com qualquer recorte para manter a ligação entre etiqueta e componente. Evite reflexos e mude o ângulo se algum caractere deixar de aparecer.
Transcreva letras, números, espaços e sufixos exatamente como aparecem em um campo de “texto original da etiqueta”. Registre caracteres duvidosos em uma observação separada, sem corrigi-los por conta própria. Se a etiqueta estiver danificada, envie a foto para análise; não complete o número copiando um anúncio de uma peça parecida.
Use nomes de arquivo consistentes, como ITEM-01-etiqueta e ITEM-01-verso. Inclua o mesmo identificador junto à referência digitada para associar cada fotografia à linha correta da consulta.
2. Separe os identificadores antes de pesquisar
Uma etiqueta pode trazer vários números com funções diferentes. Não presuma que o mais longo ou mais destacado seja a referência de reposição do fabricante do veículo. Preserve o texto e sua origem enquanto consulta o fornecedor sobre os campos duvidosos.
| Campo | Registrar separadamente |
|---|---|
| Referência OE | Referência informada do fabricante do veículo e sua fonte. |
| Outros textos | Números ou códigos adicionais cuja função ainda não foi confirmada. |
| Código do fornecedor | Referência exata utilizada na proposta. |
| Identificador do comprador | Vínculo interno entre fotos, comunicações e pedido. |
Se remover espaços ou pontuação para tentar uma busca no catálogo, guarde essa versão em outro campo. Preservar o original evita perder um sufixo ou sobrescrever a documentação ao testar pesquisas diferentes.
3. Peça a justificativa da correspondência proposta
Acrescente marca, modelo, ano de produção e versão do motor ao registro. Envie fotos do verso, do conector e das fixações quando disponíveis. Esses dados ajudam o fornecedor a explicar a proposta; a semelhança visual, sozinha, não confirma a aplicação.
- Solicite por escrito o código do item proposto e a aplicação informada.
- Peça as restrições ou observações de compatibilidade associadas à referência.
- Se outra referência ou uma substituta for proposta, pergunte como ela se relaciona com o número original.
Mantenha as divergências visíveis. Um conector diferente, uma referência incompleta ou uma aplicação conflitante devem permanecer pendentes até serem esclarecidos. Para conjuntos de ventoinha, o checklist de ventoinha do radiador amplia a revisão física e elétrica. Não agrupe referências apenas porque aparecem juntas nos resultados de busca.
4. Mantenha um registro útil após o primeiro pedido
Crie um registro para cada correspondência proposta, vinculando a etiqueta original, a transcrição, os dados do veículo, o código do fornecedor e a justificativa. Acrescente um status simples, como “aguardando informações”, “em revisão” ou “aprovado para este pedido”, com data e responsável pela aprovação.
Quando o fornecedor revisar uma referência, mantenha a entrada anterior e indique o que mudou. Isso facilita verificar recompras e evita transformar uma consulta pendente em um cadastro aprovado por engano. Os números OE e as referências cruzadas auxiliam a identificação; seu uso não significa que uma peça de reposição independente foi produzida pelo fabricante do veículo.
Depois de resolver a identificação, leve o código aprovado do fornecedor para a lista de cotação no atacado e organize ali as quantidades e condições comerciais.
